如何组织召开物业供方会议

作为物业工程部经理，我深知与供方合作的重要性，为了确保物业工程工作的顺利进行，我们需要定期召开供方会议，加强与供方的沟通和合作。下面我将分享如何组织召开供方会议的一些经验和建议。

一、明确会议目的和意义

【资料图】

在组织召开供方会议之前，我们需要明确会议的目的和意义。通过召开供方会议，我们可以与供方保持密切的联系，及时了解他们的需求和问题，并在第一时间解决。同时，通过供方会议，我们可以向供方传达公司的政策和要求，了解供方的意见和建议，以便更好地推进物业工程工作。

二、制定会议议程及时间安排

在确定会议目的和意义之后，我们需要制定会议议程及时间安排。在制定议程时，我们需要充分考虑供方的需求和关注点，以确保会议内容能够引起他们的兴趣和关注。同时，在时间安排方面，我们需要与供方沟通确定，尽可能地避免与供方的其他会议冲突，以确保他们准时能够参加我们的会议。

三、确定参会人员及职责

在组织召开供方会议之前，我们需要确定参会人员及职责。为了确保会议的顺利进行，我们需要邀请公司内部相关部门的人员参加，以便在需要时提供支持和协助。同时，我们需要邀请供方负责人参加，以便他们能够了解我们的政策和要求，并在需要时提供支持和协助。在确定参会人员之后，我们需要明确他们的职责和权限，以便他们在会议中能够充分发挥作用。

四、会议实施过程

会议前需要提前准备资料，资料包括工单报事数据、上次会议纪要、维保工作计划、月度供方考核评分表、设备故障问题汇总表、会议签到表等，如时间有充裕的话建议与供方一起到现场走场，双方对外委单位的合同负责范围进行现场品质抽查。

会议中按照以下开展会议：

1、上次会议内容回顾

2、现场抽查情况通报

3、本月服务质量分析

4、下月重点工作计划铺排

5、双方对会议内容确认

五、记录会议纪要

在召开供方会议时，我们需要记录会议纪要。会议纪要需要包括会议的时间、地点、参会人员、议程、讨论的重点内容、做出的决策措施以及会后工作安排等内容。在记录会议纪要时，我们需要尽可能地详细和准确，以便参会人员能够了解会议的内容和决策措施。同时，我们还需要在会议结束后及时发出会议纪要，以便参会人员能够及时了解会议的内容和决策措施。

六、做出决策措施

在召开供方会议时，我们需要做出决策措施。在做出决策措施时，我们需要充分考虑供方的需求和关注点，以确保决策措施能够得到他们的支持和认可。同时，在做出决策措施时，我们还需要充分考虑公司的政策和要求，以确保决策措施符合公司的利益和要求。在做出决策措施后，我们需要及时向参会人员发出通知，以便他们能够了解决策措施的内容和实施方式。

七、安排会后工作

在召开供方会议后，我们需要安排会后工作。在安排会后工作时，我们需要充分考虑供方的需求和关注点，以确保会后工作能够得到他们的支持和认可。同时，在安排会后工作时，我们还需要充分考虑公司的政策和要求，以确保会后工作符合公司的利益和要求。在安排会后工作后，我们需要及时向参会人员发出通知，以便他们能够了解会后工作的内容和实施方式。

总结：

召开供方会议是推进物业工程管理工作的重要方式之一，在召开供方会议时，我们需要明确会议目的和意义、制定会议议程及时间安排、确定参会人员及职责、记录会议纪要、按议程要求完成完成会议的召开，做出决策措施以及安排会后工作。

通过这些步骤，我们可以更好地与供方沟通和合作，提高供方会议的效率，确保物业工程管理工作的顺利进行。